文書の作成は、どのように手をつければいいか、なかなか分かりにくいものだと思います。
書店などには、文書の作成例や雛形等もあり、便利なのですが、あくまでも作成例であり、自分の組織にあっているとは限りません。
文書の形態は同じでも、組織の大小、業態により、多少なりとも中身が変化するからです。
ですから、これが正解と言うものはありません。
文書を作る理由は、ルールを明文化して、誰でも参照できるようにする為です。
この為、紙媒体である必要はありません。
また新入社員や中途採用者の教育にも文書化された書類は利用します。この為、判りやすく表現した方が、早期に教育の成果を見る事が出来ます。
判りやすい表現とは、フローチャートの使用や、図説などを組み入れる事です。
こうする事により、誰でも判りやすい文書にする事が出来ます。
ただしこれは規程以降で、マニュアルは基本的にJIS Q 15001の規格をまる写しします。
まる写ししたマニュアルには、各項目に詳細な手順については○○規程参照とします。
規格の中で、「○○しなければならない」とある項目に関しては「○○する」と置き換えます。
また文書には文書管理番号が必要です。
文書管理番号をつける理由は、最新の版を管理する為です。
管理番号は簡単なもので構いません。
文書規程-01とか。最新のものと判れば構いません。
文書管理番号に作成部署を入れている場合もありますが、入れる必要はありません。表題に書けば済む事です。
ごちゃごちゃした装飾はできるだけなくしスマートに、判りやすく作るのが文書作成のコツです。
