ISO9001 予防処置の記録

予防処置の記録です。

未然防止は、ＩＳＯ9001で最も本質的なところです。

予防処置（未然防止）として行った、対策案と、対策の結果がどうであったかの記録を取ります。

対策案は予想される不良の内容により、変化します。

また、監査だけではなく、普段の業務の中で、予防処置を行うような環境を作ることも重要になります。

いかに、予想される不良（クレーム・工程不良・工程間不良等）を見つけて、吸い出し、対策案に繋げ、未然防止を行う。

このあたりも重要になります。

記録には関係ないですが、是正処置・予防処置の手順を確立すると良いシステムが出来上がります。

ISO9001 是正処置の記録

是正処置の記録です。

是正処置（再発防止）として行った、対策案と、対策の結果がどうであったかの記録を取ります。

対策案は不良の内容により、変化します。

また、明確に原因を追究しないと再発防止のはずが、再発してしまうと言う事になります。

また、監査や起こってしまった不良だけではなく、普段の業務の中で、是正処置を行うような環境を作ることも重要になります。

いかに、不良（クレーム・工程不良・工程間不良等）を見つけて、吸い出し、対策案に繋げ、再発防止を行う。

このあたりも重要になります。

記録には関係ないですが、このあたりの手順を確立すると良いシステムが出来上がります。

ISO9001 不適合製品の管理の記録

不適合製品の管理の記録です。

不適合製品（不良品）の不良の状態や原因、不良に対してとられた処置（原因を取り除き、合格品にする、特別採用、廃棄、商品回収等）の記録を取ります。

これは、どこにでもありますよね、この不良に関する記録は。

ただ、真の原因を突き止めて、対処しないと、再発してしまいます。

同じような不良でも原因が違う場合もあります。

不良の状態や原因は、ノウハウの蓄積になります。

ISO9001 製品の監視及び測定の記録

製品の監視及び測定の記録です。

この記録は、顧客に製品を引き渡す為、製品の出荷を許可した人を記録しましょう。

最終的な出荷許可をする人を決めて、その人の許可を必要とします。

また、顧客が出荷してもよいと判断した場合は、顧客が最終出荷許可を出した人として記録に残すのがよいです。

ISO9001 内部監査の記録

内部監査や、監査の結果を記録として残します。

これらの記録としては、

・内部監査年間計画書
・内部監査進捗管理表
・内部監査計画書
・内部監査報告書
・是正処置要求書
・観察事項報告書（予防処置）
等があります。

会社により名称等を変えたり、報告書をまとめれるのであればまとめてもかまいません。

内部監査について更に詳細に調べる場合はＩＳＯ19011を参考にしてください。



こちらです。

製品特性の監視及び測定とは？

製品特性の監視及び測定とは？

ISO9000の品質マネジメントシステム―基本及び用語＜抜粋＞をひもとくと、

製品は、プロセスの結果
特性は、そのものを識別する為の性質

要約すると、「製品が仕様とおり（特性）になっているか検査する。」と言う事になります。

製品特性は、製品のそのもの自体を識別できる性質ですので、そのものを識別するのは、製品仕様です。

製品の仕様が違っていれば、特性が無い為、不良、又は取り違いと判断出来ます。

ちょっと言葉の遊びっぽいですね。

ストレートな判りやすい表現がしてないのもＩＳＯの特徴で、コンサルタントが暗躍する特性ですね。

監査責任者は必要か？

監査責任者は、任命する必要がありません。

規格では求められていません。

しかし、監査の責任者として、誰かに任命する方が、監査プログラムがスムーズに運びます。

監査の際の参考資料として、ISO19011 品質及び／又は環境マネジメントシステム監査のための指針でも、P48で社長は監査プログラムの管理のための権限を与えることが
望ましい。


とあり、監査プログラムの管理責任者が作業を行うと
望ましい事
が記述されています。

望ましいであり、必須ではありません。


人材が少ない企業であるのであれば、管理責任者が監査プログラムの管理責任者を兼任しても問題はありません。

ISO9001 監視機器及び測定機器の管理の記録Ｃ

監視機器及び測定機器の管理の記録Ｃです。

監視機器や測定機器の校正や検証の結果の記録を残します。

これには、いつ、どのような、校正や検証を行ったかの記録です。

ISO9001 監視機器及び測定機器の管理の記録Ｂ

監視機器及び測定機器の管理の記録Ｂです。

測定機器が、本来の機能を果たしていない事が発覚した場合には、異常が発覚した測定機器でこれまでに、測定した結果が正しいかどうかの検証を行い、製品に問題がなかったかの確認をし、記録として残します。

測定機器に異常があると判った場合に、前回の校正から異常までの間で検査した製品に異常がないかどうか検証を行い、記録をつけましょうと言う事です。

当然出荷した後になってしまったり、工程が次の工程で製造されて直接検査できない場合が多くなる為、妥当性の確認になります。

ISO9001 監視機器及び測定機器の管理の記録Ａ

監視機器及び測定機器の管理の記録のＡです。

この記録は、国際計量基準や国家計量標準をトレース出来る計量標準に照らして、校正や検証、又は校正と検証を行えるような標準が存在しない場合には、校正や検証に用いた記録を取りましょう。

公的な、計量標準が無い場合に、どのような方法で、どのような精度で、どのような基準で校正や検証をしたかを記録してくださいと言う事になります。

ISO9001 顧客の所有物の記録

顧客の所有物の記録です。

お客さんから預かったもの、支給されたものが対象になります。

付けなければいけない記録は、
①顧客の所有物を紛失した場合。
②顧客の所有物を損傷した場合。
③顧客の所有物が仕様に適さないと判明した場合。

これらの場合には、顧客に報告し、報告した内容の記録を付けます。

当然ながら顧客の所有物には、知的財産に関わるもの、個人情報等も含まれます。

管理責任者への任命書は必要か？

管理責任者への任命書は必要ありません。

形式的に発行するのは良いですが、セレモニー的要素です。

口頭で十分です。

管理責任者は、1名である必要もありません。何名いてもかまいません。

ただし、責任と権限は同等に。管理責任者同士で上下の関係はありません。

ISO9001で出てくる言葉の意味

ＩＳＯ9001：2008の規程で出てくる難解な言葉。

そのほとんどは、対訳ＩＳＯ9001：2008品質マネジメントシステムの国際規格



こちらのP201からある「品質マネジメントシステム―基本及び用語＜抜粋＞」で理解できる場合があります。

P293からの和英索引で、用語を調べてみましょう。

ただし、ここを読んで、更に判らなくなる場合もありますので、その際はコメントかメールでお知らせください。

色々調べても判らない場合もあります。それは英語の原文をそのまま使用している場合があります。

例えば、P103のトレーサブル。

直訳すると「起因」になりますが、それをそのまま規格に入れると・・・

「国際又は国家計量基準に起因する計量標準に対して」
もうちょっと意訳していくと
「国際又は国家計量基準にさかのぼる事のできる計量標準に対して」

trace+ableでtrace出来る

跡をたどる事が出来る。

さかのぼる事が出来る。

っと解釈することが出来ます。


その他に主語が抜けていたり、どう解釈すればいいのか、ここで言っている事は、この部分だけなのか、その前段にもかかってくるのか？あると思います。

コンサルと契約しているのであればコンサルに聞きましょう。
丁寧に教えてくれるはずです。

ＩＳＯ請負人

実際にＩＳＯの認証を受けようとする場合、コンサルを入れ社内ですべてを作り上げていくのには、長期の時間と労力がかかります。

期間にして１年から１年半。専任ではなく兼任で行うためです。

専任で行っても１年近く期間がかかってしまいます。

・マニュアル・各種規程・手順書の作成、内部監査員育成、内部監査、教育訓練、是正処置・予防処置の実施。

キックオフから文書の作成が始まり、第一版の文書が出そろったところで、実際にＰＤＣＡをまわし、内部監査、マネージメントレビューまで行い、やっと審査に耐えうるマネジメントシステムの構築が出来上がります。あくまで耐えうるですので、審査に合格するとは言えず、そこで指摘された事項に対しての是正処置を行い、晴れて認証取得となります。

通常の業務に加え、ＩＳＯの業務が加わるとＩＳＯを担当している人間にかなりの負荷がかかります。

短期にＩＳＯの負荷を極力少なくし認証を取得するためにはどうしたらよいか？

①ＩＳＯの判っている人間を雇い専任でやらせる。
②特殊な請負人に任せる。

この二つがあります。

②のほうはかなり邪道になりますが、認証だけ欲しい場合は有効です。

では、②の人はどういう人が多いかと言うと、審査員になっていないが内部監査リーダーを常に行い、文書の作成を行ってきた人物が当てはまります。

簡単に言うと、内部監査が出来るワード使いです。

この簡単な要件にマッチした人はなかなかいません。

ＩＳＯの文書は基本ワードで作成するため、ワードの熟練度がものを言います。

そういう人物に、文書作成から、社内教育まで任せてしまう方法です。

ただ一番初めの内部監査員と管理責任者には、外部研修を受けさせる必要性があります。

ＩＳＯの看板だけが欲しい企業も多くあるのも事実、生かすも殺すも、企業次第です。

ISO9001 識別及びトレーサビリティの記録

識別及びトレーサビリティの記録です。

識別は、不良が発生した場合の識別。
トレーサビリティーは、不良の原因が何にあったかを突き止める、川下から川上に上がる為の手段です。

製品(半製品）について識別できる出来るように、シリアルＮＯやロットＮＯ、受注ＮＯ、日時等を与えて、いつ資材が入荷して、どの機械で、いつ、誰が、どのように、業務を行ったか記録を付けます。
付ける番号に整合性がないと管理できなくなります。

この記録により、川下から川上へ不良の原因を突き止める事が出来ます。

ISO9001 製造及びサービス提供に関するプロセスの妥当性確認の記録

製造やサービスにおいて、妥当性の確認が必要なモノに関する記録です。

妥当性の確認を行う場合は、
①製品が最終検査でチェックできない場合。
②その為、使用し始めてはじめて、不具合が出る場合。
この二点が当てはまるものです。

その為に必要になるものが
①工程業務が適切であるかの判断とそれを承認のための明確な基準。
②使用する設備の承認と作業を行う人のスキル
③決められた製造方法と作業手順
④客観的証明の為に必要な記録を残す事。
⑤妥当性を再確認しなければならない場合の、再確認。

です。

この、④の客観的証拠として必要な記録が該当します。

この記録には、
①日々の工程業務チェック
②設備のチェック
③作業者のスキルのチェック
④作業手順が守られているかのチェック
⑤試作品がある場合は試作品のチェック
⑥再確認が必要な場合の再確認。

これらがチェック項目としてあげられ、それらを記録として残します。

当たり前のチェックと言えば当たり前のチェックで、客観的証拠とする為に記録として残していくと言う事になります。

ISO9001 購買プロセスの記録

購買プロセスで残す記録は、供給先の評価の記録です。

供給先には、資機材の購入先、外注先が含まれます。

評価の方法として、
①資材など、製品に影響を及ぼすが、影響度合いの少ないもの。
②資材など、製品に影響を及ぼすが、影響度合いの大きいもの（製品の一部になる様なもの）。
③外注先（製品自体、製品の一部を外部で製造し、影響度合いが、重要であるもの）。
④製造に掛かる機材。

このように製品に対する影響度の大きさによりランク付けし、評価を行います。

評価の方法はその会社が不良が無く、納期の指定通りに、指定した場所に納める事が出来きる。後は価格。

このようにして、供給先の評価のリストを作り、記録とします。

供給先から物を買う時は、そのリストに従って、選定を行う事になります。

ISO9001 設計・開発の変更管理の記録

設計・開発で変更を行った場合は、変更になった事項を明確にし、記録を取ります。

設計・開発の変更を行う項目のレビュー（判断）、検証、妥当性確認の当てはまるものを行い、変更を実施する前に、承認をおこない記録します。

レビュー（判断）には、既に引渡している製品の設計・開発の仕様の変更を行う場合の、製品にどのような影響が出るか確認した事も含めます。

変更の判断、検証、妥当性確認の結果や、対処（対策）しなければならない場合は、その記録も取ります。

ISO9001 設計・開発の妥当性確認の記録

設計・開発の妥当性確認の記録です。

妥当性確認とは、客観的証拠を示す事により、製品の仕様がクリアされている事を確認する事です。

設計開発の、妥当性確認の記録とは、製品が、7.3.1で予定した方法に従って、妥当性を確認し、その記録をつけます。
結果を踏まえて、行う処置（対策・変更等）を行ったら、その処置についても記録します。

予定した方法は、会社で決めた方法なのですが、想定試験、実機試験等です。

例えるなら、色々なテスト結果により、プロトタイプＡが製品の仕様を満たしているので、全く同じ工程で作る量産タイプも仕様を満たしている。設計・開発のプロトタイプＡの検証結果を残しましょう。

ISO9001 文書化しなければならない“もの”

文書管理とは、ＩＳＯ9001：2008で作成する事が求められている文書を作り、作った文書をどう管理するかと言う、管理手法です。

文書化しなければならない項目です。

ISO9001：2008の規格で「文書化された手順」「文書化された手順を確立しなければならない」っと明記してある項目については文書化が最低限必要です。

列記してみますと
文書化が必要なもの
1.品質方針
2.品質目標
3.品質マニュアル

以下は規定か手順書を作成
4.文書管理（4.2.3）
5.記録の管理（4.2.4）
6.内部監査（8.2.2）
7.不適合製品の管理（8.3）
8.是正処置（8.5.2）
9.予防処置（8.5.3）

この他に組織（会社）が必要と決定した文書です。

記録については後日列挙してみます。

とりあえず、めんどくさいな～～っと思われがちな文書は今回上げた文書類と記録を作ればいいだけです。
規格が要求しているのは、上記の文書だけですから。

文書管理は、通常行っている業務を間違いなく行う為の文書です。


文書を作る際に注意する事は、
①組織（会社）の規模や業種に合わせて作る事。
②業務の内容の煩雑さによって作成する文書は変化する事。
③実際に業務を行う人たちの能力により、文書の詳しさの内容を変化させる事。

実際に文書を作るときは、
①文書を作る際には、識別番号を付与して、他の文書との混同、最新版の文書と古い文書との識別が出来るようにします。そうすると識別が容易になります。
識別番号は、
1）他のマネジメントシステムがあればそれと区別できる表示
2）他者からの規定や手順書が参考資料として存在する場合は、会社の識別をする為の表示
3）作成した部署
4）文書を区別する為の表示
5）改訂数

これらを文書の識別番号とします。

ex) ＱＭＳ－ＱＥＡＰ－Ａ－００１－０１　
1）　　　2）　　3）　4）　　5）

等のようにします。

該当しないものがあれば、その部分は省いて構いません。

また、作成日、改訂日、改訂履歴を表紙につけ、改訂した内容を記すと、より、古い文書との区別がつきます。

②文書を作ったら、内容を確認し、承認を行う事。承認する人が必要です。
承認を受けた文書だけが、実際の業務で使える効力を持ちます。
文書の内容の変更があった場合は、変更を行い、内容を確認し、再承認が必要になります。
内容の確認と承認が必要と言う事は、誰が内容の確認（審査）を行い、誰が承認をしたかを記す必要があります。
審査欄と承認欄を表紙に忘れずに作ってください。

③文書が承認されたら関係部署に配布します。
必要なところに、必要な部数配布しますが、会社の規模、部署の規模等を考慮して、出来るだけ配布する文書は少なくします。
出来ればサーバ管理を行い、各部署にサーバで配布し、誰もが見れる状態にするのが、ペーパーレス化には有効です。
作業現場では、 必ずしもＰＣで誰もが見れる状態を作るのが難しい場合もあるので、ペーパーで配ったりも可能です。
要は、必要な時に、必要な人が手にとって読めるようにすればいい。必ずしもペーパーで配布する必要はありません。

④配布した文書が、読めるように保つようにしましょう。
これは、汚れや破損等が内容にですので、紙で配布を行うのであれば、ファイルで配布するの有効です。
また、作業現場によっては、著しく汚れる可能性がありますので、パウチを行う事も有効です。

4.～9.まで、ルールを決めて文書化する文書がありますが、6つの項目について、各々独立した文書にする必要は無く、いくつかの項目をまとめて文書を作ることも可能です。
逆に1つの項目をいくつかの文書に分けて作ることもできます。
また、独立した文書にせずに、品質マニュアルの中に書き込む事もできます。

文書を作成する際、ここで指す文書は、どんな媒体を使っても大丈夫です。紙であろうが、図面であろうが、写真であろうが、ビデオやＰＣ、サーバで記憶したもの、現物のサンプルでも文書として扱います。

また、出回っている文書が最新版であるかどうかの確認の為に、事務局で文書管理台帳を作成し、常に最新版が何版であるか、文書管理台帳の様な一覧表を作ると、管理や内部監査の時に便利です。

文書管理台帳を作るとそれは組織として必要としているから作る文書になりますので、記録として扱う事になります。

文書の作成で会社の特色が出る事も大いにあります。

ISO9001 進捗管理表を作ろう。

品質目標が、毎月どのように推移しているか。

社長や経営者は大変気になると思います。

月ごとに集計を取っているのでは遅すぎるっと言うのであれば、進捗管理表を毎週作るのも一つの手段です。

進捗管理表には、計画（目標）と実績を記入していき、達成率がどの程度なのか見れるようにした方が判りやすいと思います。

売上や生産、品質事故等はどこの会社でも大抵、集計していると思います。

実は、既にやっている事を数値だけの管理ではなく、活動計画等も盛り込むと効果的です。
例）
①4月の活動計画（予定）
②4月の活動内容
③4月の上司の評価及びアドバイス

このサイクルで毎月繰り返していきます。

これを週単位でやるには、かなりの労力と、時間が取られるので、月単位がほどほどかと思います。

仮に週単位で行うのであれば、週初めに、10分時間を取って、各課員に先週の結果と今週の計画（予定）を発言させるそれに対する評価及びアドバイスを口頭で行う。
それを後から用紙に記入する。等の方法もとることが可能です。

それを、社長及び部長職、部長及び課長職、課長及び係長職、係長及び一般社員とブレイクダウンします。

各10分として、40分、うち、関わるのは最長で20分。

会議形式で長く行っても仕方がないので、スタンディングで行うのもいいと思います。

数値だけ毎週集計し、活動計画は月単位で行うやり方など、組織に合う方法を選ぶのがよいです。

ともかく目的は、目標に対する現状を把握し、それに対して、評価を行い、アドバイスを行う事です。

ちょっと大変ですが、業務の目的を達成する上で一つのツールになります。

当然ながら、これは組織が必要とする「記録」に該当してしまいます。

進捗管理表が、必要か、必要でないか。

それは会社（組織）が決めることです。

必要が無いのであれば、進捗管理表を作るのはやめましょう。

従来通りの、やり方で十分成果が出ているのであれば、無理に進捗管理表を作る必要はありません。

ここで記録について出てきましたので、次回は文書管理について。

その次は記録についてです。

ISO9001 設計・開発の検証の記録

設計・開発の検証の記録です。

設計・開発のアウトプット（結果）で、インプット項目が、仕様を満たしている事を確認する為に、検証を行います。

実施した検証の結果の記録を取ります。

また、検証の結果、必要な処置（対策や修正、変更等）を行った場合は、その処置の記録も取ります。

この設計・開発の検証は、設計開発の計画の適度な段階で行います（修正可能な段階）。

設計・開発から組み上げまで、一度も検証せず組み上げてしまって、仕様が求めているようなスペックが出ない。と言う事が無いようにです。

そんな馬鹿な事をする企業はないと思います。

どこの企業でもやられている事ですね。

ISO9001 設計・開発のレビューの記録

設計・開発のレビューの記録です。

設計・開発の適切な段階で、レビューを計画に従って、行います。

レビュー（判断）の目的は以下の事項です。
①設計・開発の結果が仕様を満たせるかどうかの評価。
②問題を明らかにして、必要な処置（対策）案を提案する。

このレビュー（判断）の結果を記録として残します。
また、レビューの結果、変更や処置があれば、変更内容も記録として残します。

このレビューには関係する部署の責任者（実務責任者）が出席又は、回覧してレビューすることになります。

会議の場合は出欠、文書で回す場合は、承認欄（確認欄）を付けて回付します。

ISO9001 設計・開発へのインプットの記録

設計・開発へのインプットの記録です。

設計・開発を行う製品の仕様を明確にして、記録に残しましょう。
仕様を明確にするので、リストや一覧表を記録として残すのが手っ取り早い方法です。

インプットには以下の情報をリスト化や一覧表化し記録として残します。
①開発する製品の機能や性能に関する事
・必要な機能
・必要な性能
・必要な検査
・必要な基準等
②適用される法令・規制に関する事
・必要な許認可
・必要な届け出
・製品に対して法律で決められている事
・製品に対して規制されている事等
③類似した製品の設計から得られる情報
・モデルが継承すべき性能・機能
・不良に対して行った処置等
④その他に必要な事。

インプット情報が適切であるか判断しなければなりません。

リストや一覧表の承認者も必要になってきます。

ISO9001 製品に関連する要求事項のレビューの記録

製品に関連する要求事項のレビューの記録です。

このレビュー（判断）は、会社が、顧客に製品を提供しますと言う前に、行うものです。

このレビュー（判断）を行う条件があります。
①製品の仕様が決まっている。
②要求されている仕様や内容が、以前に提示した仕様や内容と違う場合や変更になった場合、顧客と合意している事。
③定められた仕様や内容を処理できる能力がある事。

このレビュー（判断）の記録を残します。
また、変更されたら、その経緯や変更点も記録として残します。

この条項では、営業や企画が該当する場合が多いです。

該当するのは、見積書、提案書、企画書、契約、注文等、顧客からの仕様、会社から提案するもの等があります。

まさか上司の承認無く、見積もりや企画を出したりはしてませんよね？

私はしょっちゅうしてたりしましたが・・・（ＩＳＯを取ってた会社で・・・）。

クライアントによっては急ぎやすぐ！！っと言った場合もありますので、承認者は複数置くか、作成者が承認すると決めてしまえば特に問題にはなりません。

ただ、社員の場合は、悪い言い方ですが、「責任転嫁」を行うために、上司にレビュー（チェック・判断）を受けたほうがいいですよね。
何かあってもチェック・判断した上司の責任になります。
その方が、気楽じゃありませんか?

ISO9001 製品実現の計画の記録

製品実現の計画での記録は、7.1のｄ）で、
「製品実現のプロセス及びその結果としての製品が、要求事項を満たしている事を実証する為に必要な記録」とあります。

製品実現のプロセスとは、製造工程だけではなく、受注、契約、設計開発、購買、外注、製造、サービス、外注、検査、在庫、納品、アフターサービス等、製品に関わる全ての工程業務です。

その結果としての製品とは、出荷前の製品ではなく、各工程業務のアウトプットです。
次工程への引き渡す製品（半製品、仕様書、図面、購買品等など）も含みます。

要求事項を満たしているとは、次工程へ引き渡す製品（半製品）が仕様や必要な事項をクリアしている事を指します。

実証するとは、証明できる事です。

この記録が必要になります。

この為、次工程への引き渡す際に、証明する必要があり、その記録を取る必要があります。

どの会社でも、不良品を次工程に流したり、不良品を出荷したりはしない体制にはなっていると思いますので、その辺も問題ないのではないでしょう。

後は記録として、どう残すかです。

今ある帳票類を少し工夫すれば、十分に記録として残せます。

ISO9001 品質目標を作らせましょう。

品質方針を作ったら、会社の方向性が明確になりましたね。
もし品質方針で、会社の方向性が明確になっていない様であれば、練り直しましょう。
方向性が定めっていません。
お飾りの品質方針を作っても、根づきませんので。

品質方針に基ずき、各部門に品質目標を作らせましょう。

前回も書いたように、品質目標を作りやすくする為に、品質方針には、会社の具体的な目標を明記する方法がよいです。

品質方針に明記された具体的な目標に基ずき、各部門で品質目標を作ります。

品質方針が会社の目標であるならば、品質方針は、営業部→営業1課→営業1係→個人と言うように、ブレイクダウンしていけば、川上から川下まで、品質方針を受けた品質目標の作成が出来ます。

例で出した営業の場合であれば、売上目標や顧客からのクレーム、営業部主因の事故等が品質目標として利用できます。

実際、それらの売上目標や、顧客からのクレーム数、営業主因の事故等はどこの会社でも数値化している事であるので、容易に品質目標に組み込めることが出来ます。

また、それらの品質目標であれば、品質方針との整合性も取れ、会社の役職が上に行けばいくほど、気にしている部分でもあるのではないでしょうか？

品質目標が出来たら、上司が承認してください。

上司は自分の知りたい事が品質目標になっているか、そこで確認します。

当然、部門の品質目標は、社長が承認してください。

社長が知りたい事を品質目標に掲げなければ意味がありません。

品質目標を作ったら、ただ作るだけではなく、進捗管理表も作成しましょう。

次回は進捗管理表についてです。

ISO9001 教育・訓練・技能・経験の記録

2.力量、教育・訓練及び認識（6.2.2　e)の記録です。

何故この人がこの仕事に従事しているのか、責任を持っているのか等を客観的証拠として示す記録が必要になります。

規格では教育、訓練、技能及び経験についてと記されていますので、
①仕事を行ううえでどんな教育を行ったか。その評価。
②仕事を行ううえでどんな訓練を行ったか。その評価。
③その人がどのような技能（資格や能力）を持っているか。
④その人が仕事を行ううえでどのような経験があるか。

等です。

一覧表にしてもいいですし、個別ファイルにしてもいいです。

外部での研修やセミナーもあれば、ＯＪＴで教育した（トレーニングした）内容もあります。

実際、会社としてはＯＦＦＪＴよりも、ＯＪＴで教育やトレーニングを行う方が多いと思います。

ＯＪＴだから記録が必要無いと言う事はありません。

ＯＪＴの中にも、どのようなトレーニングを積み、誰かが評価を行い、次のステップの仕事を行う。

文書はなくても、口頭で行っていたり、考課測定や人事評価で評価を行ったりする人が必ずいます。

ＩＳＯだからやらなければならないと言うのではなく、普段からやっている事をちょっと記録に残していくと言うだけです。

その記録が人事や給料の判定の元と言う事になったりします。

この為、今ある効果測定や人事評価に一工夫すれば、教育の記録として使える場合がほとんどです。

何も同じ内容の記録をこちらは通常の会社の仕事、こっちはＩＳＯ用と区切る必要はありません。

同一フォーマットに出来ないのであれば、評価はこちら、教育の内容はこちらとしてもかまいません。

現場であれば、作業日報に上司が、
何月何日の備考欄に誰々さんを見習いとして配置。
何月何日の備考欄に誰々さんを教育者の誰某が作業を覚えたと太鼓判。
何月何日の備考欄に誰々さんを単独シフトに編入。
など書き込むのも、ありです。

ただしこの場合、書き込んだものをどこかに清書しなければなりません。

作業によっては1年以上見習いとしての期間があれば、短期間のものもあります。

短期間のものであれば、作業日報を兼ねてもかまいませんが、長期間であると、記録としての決まり（必要な時に必要な記録が取り出せる）が実行出来ない場合があります。

ＯＪＴでもちょっと付け加えるだけで、十分に記録がとれます。

これならそれほど負荷になりません。

会社は何らかの必要な教育を施して、社員を育てているのですから。

ISO9001 記録はこれだけつければよい。

記録管理規程の作り方でも述べたように、最低限必要とされる記録を作らなければなりません。

作る記録は以下の通りです。

1.マネジメントレビューの結果の記録（5.6.1）
2.力量、教育・訓練及び認識（6.2.2　e)
3.製品実現の計画（7.1　d）
4.製品に関連する要求事項のレビュー（7.2.2）
5.設計・開発へのインプット（7.3.2）
6.設計・開発のレビュー（7.3.4）
7.設計・開発の検証（7.3.5）
8.設計・開発の妥当性確認（7.3.6）
9.設計・開発の変更管理（7.3.7）
10.購買プロセス（7.4.1）
11.製造及びサービス提供に関するプロセスの妥当性確認（7.5.2　ｄ）
12.識別及びトレーサビリティ（7.5.3）
13.顧客の所有物（7.5.4）
14.監視機器及び測定機器の管理―校正又は検証に用いた基準（7.6）
15.監視機器及び測定機器の管理―異常が発生し場合の記録（7.6）
16.監視機器及び測定機器の管理―校正及び検証の結果（7.6）
17.内部監査（8.2.2）
18.製品の監視及び測定（8.2.4）
19.不適合製品の管理（8.3）
20.是正処置（8.5.2）
21.予防処置（8.5.3）

その他に、会社が必要とする記録

1.マネジメントレビューの結果の記録（5.6.1）を作りましょう。
と言いましても、マネジメントレビューが実際に行われるのは、一通り、品質マネジメントシステムが出来上がって、内部監査を終えてからですので、優先順位としては一番最後になります。

マネジメントレビューの結果の記録ですので、5.6.2マネジメントレビューへのインプット、5.6.3マネジメントレビューからのアウトプットの事項を含める必要があります。

記録のフォーマットとして
インプット事項、それに対応する社長の判断・指示。
アウトプット事項、それに対応する社長の指示。
とした方が判りやすいです。

マネジメントレビューで判断・指示を行うにあたり、インプット情報として報告する事項は以下の通りです。
①内部監査、外部監査の結果
②顧客からの情報（悪い情報主体、その他に目新しい業界情報、自社の評価等）
③品質目標に対する進捗状況（売上、生産等）
④製品の品質状況（不良率、不良の発生等）
⑤想定される問題への対策案及び実施状況（予防処置）
⑥発生した問題への対策案及び実施状況
⑦前回までのマネジメントレビューで指示された事の進捗状況
⑧仕組みに関わる変更点（仕事、組織、目標、設備等や経営環境の変化）
⑨（全ての）改善の為に提案する事項

これらを情報として社長に伝えます。

社長は報告されたら、当然ながらその報告に対して何らかの判断や指示を行う事になります。

又それらを総括的に判断してマネジメントレビューのアウトプットとして指示を行います。
アウトプット（指示）することとしては、
①会社全体の仕組みや、工程業務の改善（良い結果を出す為の）
②顧客の要望を果たす為に製品の改善
③資源（人・物・金）の提供を行う指示

インプット情報から、指示を出す事により、
①会社の仕組みが適切であるかの判断を行います。
②会社の仕組みが妥当（実際の業務と合っているか）判断します。
③会社の仕組みが有効に作用しているか判断します。
④会社の仕組みの改善状況を評価・判断をします。
⑤品質方針の変更が必要かの判断をします。
⑥品質目標の変更が必要かの判断をします。
⑦その他会社の仕組みの変更が必要か判断します。

これらの結果がアウトプット情報になります。

そしてこの結果を記録として残す事になります。

ＩＳＯ 規程を作るために知っておきたい事。

ＩＳＯ9001で文書化しなければならないもの（ルールを明確にした文書＝規程）は以上で終わりです。

数的には少ないし、規程として明記しなければならない事も、そんなに大したことではないですよね。

それゆえに、抜けているところも多く、会社として必要とする規程が必要になってくるという側面があります。

審査員から指摘された、コンサルから作れと言われた。

ままある事ですが、基本規程はこれだけで構いません。

だって、要求事項で求められている規程はこれだけですから。

例えば、購買規程を作ってくださいと、コンサルから言われたりします。

規格でも要求されていないし、購買に関わる人は一人だけ。

必要無いのではないか？？

必要ありません。

じゃあ、その人が休んだ時はどうするのか？

その時は臨機応変で手のあいた人がやってます。

ほぼルーチンな購入なので。

特殊な場合は、上司が判断してやってます。

これで十分です。

もし、休んだ人がいて、その代わりに、詳細な手順書があっても、それを読むだけで一日終わってしまいます。

その日、購買のプロセスは機能しませんでした、チャンチャン。

と、なりかねません。

必要最低限の手順があるのであれば、明確にすればいいので、紙に書いた仕入れの仕方を、デスクの判るところに、貼っておくなり、置いておけばいいだけです。

また、過去の購買経験者に聞けばいいだけです。

会社のシステムって、そうそう大きく変化したりしませんよね。

大きく変化する時は、それなりに変わるので、みんな苦労して覚えます。

人が一人休んだくらいで、会社の機能が完全にストップする様な事は稀です。

だから、作らなくてもいい。ルーチンワークで業者の方がよく知っているっと言う事もあります。

ただし、会社が、必要だと思ったら作ってください。

各部署の手順書も同じです。

会社が必要と判断したら作りましょう。

作る基準としては、
①やたらと不良やミスが多い。
②会社にとっては最も重要なところ、ミスが致命傷になるところ。
③所属している要員がバラバラな作業手順で行っている。
④クレームがやたらと多いところ。
⑤手順書を作らないとまずいと判断したところ。

等などです。

会社や、部門、部署で判断して作ってください。

ただし、規程や手順書は、サービスの均一化、新入社員・途中入社の社員の教育に大きく役立ちます。
フローをつける為、仕事の流れが一目瞭然でわかる為です。
規程や手順書を作る場合で、新規で入ってきた社員・従業者の教育に使うには、かなり有効な教育資料になりますが、手の込んだ規程・手順書になりますので、文書作りになれていないと時間がかかる場合があります。