プライバシーマーク 11-14 規程 m) 是正処置及び予防処置に関する規程

規格の3.8にある『是正処置及び予防処置』にのっとった規程です。
詳細は後ほど3.8のところで述べるとして、ここでは規程（ルール）作りについて説明します。


規程は、
まる写しにするのではなく、具体的な手順を定める事。
社長の承認や取締役会の決議による承認等、一定の手続きを経て、規定化されている事。
従業者が、どこに何があり、簡単に参照できる事。
発行、改訂の際、承認を得る事。
これらを踏まえて、規程を作ります。


不適合は、外部機関の指摘、緊急事態の発生、点検の結果（運用の確認の結果、監査の結果）、外部からの苦情、内部からの苦情等により発見されます。
不適合に対しての、是正処置及び予防処置の手順を決めます。
是正処置は発生した不適合に対応する事です。
予防処置は、発生した不適合の事項を踏まえ、類似の不適合が他の個所、部署、部門にも発生する可能性がある場合、必要に応じて事前に処置する事です。


是正処置・予防処置ともに再発を防止する為に、次の事項を含ませる必要性があります。

• 不適合の内容を確認する・不適合の原因を特定し、是正処置及び予防処置を立案する
• 期限を定めて、立案された処置を実施する
• 実施された是正処置及び予防処置の結果を記録する
• 実施された是正処置及び予防処置の有効性をレヴューする。

上記の四点を項目立てすると以下の様になります。

• 不適合の発見・内容
• 不適合の原因追求
• 不適合に対する対策案
• 対策案の実施
• 対策の結果
• 対策の評価
• 報告