プライバシーマーク 11-7 規程 ｆ） 個人情報の取得、利用及び提供に関する規程

規格の3.4.2にある『取得、』利用、提供に関する原則』にのっとった規程です。
詳細は後ほど3.4.2のところで述べるとして、ここでは規程（ルール）作りについて説明します。

規程は、

• まる写しにするのではなく、具体的な手順を定める事。
• 社長の承認や取締役会の決議による承認等、一定の手続きを経て、規定化されている事。
• 従業者が、どこに何があり、簡単に参照できる事。
• 発行、改訂の際、承認を得る事。

これらを踏まえて、規程を作ります。

また、3.4.2には

3.4.2.1　利用目的の特定
3.4.2.2　適正な取得
3.4.2.3　特定の機微な個人情報の取得の制限
3.4.2.4　本人から直接書面によって取得する場合の措置
3.4.2.5　個人情報を3.4.2.4以外の方法によって取得した場合の措置
3.4.2.6　利用に関する措置
3.4.2.7　本人にアクセスする場合の措置
3.4.2.8　提供に関する措置

このように規格項目が多岐にわたり、なお且つ、それぞれの項目にボリュームがあります。

規程　個人情報の取得、利用及び提供に関する規程はこれらを含んだ規程を作る為、一つにまとめる事は容易ではありません。

規程を作る場合は

• 個人情報の種類
• 業務フロー
• 規格項目別

これらに分けてつくったり、これらを統合して作ります。

これは、組織に合わせて作るしかなく、雛型等に合わせて作っても、その雛型が組織に会ってない場合、規程が機能しなくなります。

規程が機能しなくなると、個人情報の流出等の個人情報事故に繋がる場合が多くあります。

規程はルールですから、組織に合わせたルールを作ります。ルールに合わせた組織を作ると破綻します。

破綻すると、規程はただの飾り物にしかなりません。

個人情報事故が発生すると、企業にとって多大な金銭的負担と信用の失墜が起こり、最悪の場合再起不能になります。

そうならない為にも、規程作りは『組織に合わせた規程作り』をしましょう。