プライバシーマーク 11-5 規程 d) 事業者の各部門及び階層における個人情報を保護する為の権限及び責任に関する規程

ＰＭＳを運用するにあたり、全てにおいて社長が関わり合えればいいのですが、そうもいきません。
そこで、PMSに於ける責任と権限をある程度個人情報保護管理責任者に委任します。

個人情報保護管理者の管理下で、個人情報の取扱いを担当する組織（会社）の各階層（社長・個人情報保護責任者・個人情報保護監査責任者・相談窓口担当者・その他部長・課長・係長・主任等）と各部門での責任と権限を明文化し、ルール化します。

支社や営業所等がある場合は、本社だけではなく、支社や営業所においても同様に規定する必要があります。

具体的な組織体制は以下のようになります。

社長
｜
｜---―監査責任者―----監査チーム
｜　　　　　　　　　　　　　　      ｜
｜　　　　　　　　　　　　　　      ｜
個人情報保護責任者　     　  ｜
｜　　　　　　　　　　　　　　      ｜
｜―推進チーム　　　　　  内部監査員
｜
｜
部門責任者
｜
｜
部署責任者（必要であれば）


これはあくまで大まかであり、必要であれば、さらに細分化する事もあります。


具体的に、それぞれの役職の責任と権限を明文化します。

社長の責任と権限とは・・・

個人情報保護責任者の責任と権限とは・・・

個人情報保護監査責任者の責任と権限とは・・・


PMSの体制図や役職は、規程に明記するのは当然ですが、社内で掲示する等して、誰が何の役職かを全ての従業者に把握させる必要があります。

現地審査の時に、審査員から従業者へのインタビューで質問される場合がありますので、従業者に把握できるようにしておきます。