プライバシーマーク 11-12 規程 k) 苦情及び相談への対応に関する規程

規格の3.6にある『苦情及び相談への対応』にのっとった規程です。
詳細は後ほど3.6のところで述べるとして、ここでは規程（ルール）作りについて説明します。


規程は、
まる写しにするのではなく、具体的な手順を定める事。
社長の承認や取締役会の決議による承認等、一定の手続きを経て、規定化されている事。
従業者が、どこに何があり、簡単に参照できる事。
発行、改訂の際、承認を得る事。
これらを踏まえて、規程を作ります。


会社は該当する本人からの、個人情報に対する苦情及び相談に対しては、迅速に対応する必要があります。

開示等への求めへの対応と同様に、初期段階で的確に対応しなかったがために、事案をこじらせる原因にもなります。
ルールを決める際は、初期対応を十分考慮して決めるようにしましょう。

また、本人からの苦情は、PMSの不適合を発見するはじめの一歩になる場合もありますし、不適合までいかなくても、PMSを見直す際の重要な意見になる場合があります。
重要度により、社長に報告する事を決める必要があります。