ISO9001 内部監査規程を作ろう

規格では、内部監査を行うように言っています。

内部監査を行う事によって、マネジメントシステムがうまく回っているか、確認を行う為です。

また、規格や社内で決めた決まりごとが実施されているかの確認を行います。

逸脱した事をしていないか？

客観的証明が出来るか？

決めたルールに沿っているか？

欠落が無いか？等などチェックして、会社の仕組みが良い方に向かうように改善の為の内部で行う監査です。

内部監査を行う為の決まりを内部監査規程として決めます。

規程の作り方です。ルールを決めます。

表紙、ヘッダー、フッター、本文１．２．３は今までの規程の作り方と同じです。

４の手順から説明します。

まず、内部監査の計画についてルールを決めます。
内部監査の計画では、
①工程業務、部門が悪い状態のところから監査を行う。
②会社の業務の中で重要度の高い工程業務や部署から監査を行う。
③前回までの監査の結果から監査を行う。
④監査基準（ＩＳＯ9001、マニュアル、規程、手順書等）を決めます。
⑤監査の範囲（対象部門、対象工程、対象製品等）を決めます。
⑥監査の頻度（年に何回等の実施数や大まかな日程）を決めます。
⑦監査の方法を決めます。
これらが監査計画書に盛り込まれる為、監査計画書を作ると言う項目では、
これらをどのように決めるか、ルールを決めます。

また、監査計画書の作成・審査・承認についてルールを決めます。
（だれが責任者なのかを明確にします。）

次に監査員の任命・選定についてのルールを決めます。
誰が監査員を任命するか決めます。
実際監査を行う際の監査員の選定について決めます。
監査員は自分の業務を監査できないので、その旨を定めます。

次に監査の実施方法と報告の仕方について決めます。
細かく設定すると、
被監査部門との日程調整→監査実施計画書の作成→監査の実施→監査報告書の作成→監査報告書の提出→管理責任者への報告→マネジメントレビューでの報告となります。

①被監査部門との日程調整
誰が、被監査部門との日程調整を行うか決めます。

②監査実施計画書の作成
監査実施計画書の作り方を決めます。
また監査実施計画書のフォーマットを決めます。
誰の承認を受けるか決めます。

③監査の実施
どのような手順で監査を行うかを決めます。
（オープニングミーティングからクロージングミーティングまで）

④監査報告書の作成
監査報告書をどのように作るかを決めます。
また、監査報告書のフォーマットを決めます。

⑤監査報告書の提出
どのようなルートで監査報告書を提出（回付）するか決めます。

⑥管理責任者への報告
どのように管理責任者に報告を行うかを決めます。
管理責任者の判断について決めます。

⑦マネジメントレビューへの報告
マネジメントレビューへのインプットとしての報告のルールを決めます。
また、緊急性がある場合の監査報告書についての報告の扱いを決めます。

次に内部監査で不適合が指摘された場合のルールを決めます。
不適合が出た場合の是正処置について決めます。
フォローアップ監査について決めます。
この項目は後に「是正処置規程」として定める為、内部監査で指摘が出た場合の、是正処置の手順を決めます。
是正処置には是正処置要求書、是正処置報告書等の書類があります。
この書類については、記録として「是正処置規程」で定めます。
また、内部監査で指摘された「観察事項」について、ルールを決めます。
観察事項の指摘をする場合には「観察事項報告書(内部監査報告書とかねてもよい）」を作る場合があります。

＊観察事項とは・・・予防処置の一環。内部監査において、現在不適合ではないが、将来的に不適合になる可能性のある事項について指摘するものです。

次に内部監査で残さなければいけない記録について決めます。
今まで例に出しただけでも、
①内部監査計画書
②内部監査実施計画書
③内部監査報告書
④（是正処置要求書）
⑤（是正処置報告書）
⑥（観察事項報告書）

があります。

内部監査規程については、外部での内部監査員養成講座を受講してから作ると、監査の仕方等が判るので、比較的スムーズに作成できます。