ISO9001 記録管理規程を作ろう

二つ目の規程、記録管理規程です。

記録管理規程では、客観的証拠として、必要な記録の管理の仕方です。

最低限必要な記録は、

1.マネジメントレビューの結果の記録（5.6.1）
2.力量、教育・訓練及び認識（6.2.2　e)
3.製品実現の計画（7.1　d）
4.製品に関連する要求事項のレビュー（7.2.2）
5.設計・開発へのインプット（7.3.2）
6.設計・開発のレビュー（7.3.4）
7.設計・開発の検証（7.3.5）
8.設計・開発の妥当性確認（7.3.6）
9.設計・開発の変更管理（7.3.7）
10.購買プロセス（7.4.1）
11.製造及びサービス提供に関するプロセスの妥当性確認（7.5.2　ｄ）
12.識別及びトレーサビリティ（7.5.3）
13.顧客の所有物（7.5.4）
14.監視機器及び測定機器の管理―校正又は検証に用いた基準（7.6）
15.監視機器及び測定機器の管理―異常が発生し場合の記録（7.6）
16.監視機器及び測定機器の管理―校正及び検証の結果（7.6）
17.内部監査（8.2.2）
18.製品の監視及び測定（8.2.4）
19.不適合製品の管理（8.3）
20.是正処置（8.5.2）
21.予防処置（8.5.3）

その他組織が必要とする記録です。

規程の作り方です。

表紙、ヘッダー、フッター、本文１．２．３は今までの規程の作り方と同じです。

規定の４　手順として、これらの記録についての、
①記録の識別
②保管方法（保管場所、責任者、記録媒体等）
③保護の仕方（劣化・損傷防止の保管規則、紛失・損傷防止の保護規則、改ざん防止の規則、電子媒体等の改ざん防止・バックアップ・ウイルス対策・流出防止、持ち出し等の規則）。
④ 検索の為の規則（必要な時に取り出して使用できるように決める規則）
⑤保管期間
⑥保管期間を過ぎた記録に対する廃棄に関する規則

これらについて組織でルールを決めます。

①の識別方法は表題をつけたり、識別番号を付けたりする事です。

②⑤保管場所、責任者、記録媒体等、保管期間は記録を一覧表にして、それぞれの記録について決めるのが手っ取り早く、見やすいです。

③の保護の仕方は、それぞれの組織によって考えるほかありません。（実際、文書類の保護は、現在も行っているはずですから、それを明文化するだけです。）

④については、背表紙を付けたり、インデックスを付けるなどの方法があります。

⑥については、ダブルカッターのシュレッダーにて廃棄や、まとめて業者による溶解等、会社が現在行っている、文書等を廃棄する方法を明文化します。

実際にやっている管理方法を明文化して、ルールとして決めて実施しましょう。
これくらいに考えてもらうと、楽に進むと思います。

また、人によっては、机が書類で山を形成している方もいらっしゃるかと思います。

それでは、整理、整頓が行き届いていませんので、この際、机の上も綺麗にするように指導しましょう。

デスククリーンは、整理・整頓でもありますが、必要な書類が、必要な時に素早く出せる。
デスクワークを行う上で、書類を探すと言うのは、無駄な時間の浪費にしかなりません。

また、情報セキュリティ上、機密文書や個人情報等の情報漏洩や消失、紛失、破損になりかねません。

机の上は整理させる事が、文書の整理にもなり、必要な文書と不必要な文書が明確になってきます。

不必要な記録はとる必要はありません。