ISO9001 文書管理規程を作ろう。

社員のそれぞれに品質目標を作らせたり、作った品質目標を上司が評価している間に事務局は事務局でやる事があります。

ＩＳＯ9001：2008の規格が要求している、最低限文書化しなければならないものや、会社が必要と判断した文書化しなければならないものの、整理、作成を行わなければなりません。

文書化は、管理をどのように行うかのルール書です。社内で決めたルールを明文化します。

最低限文書化しなければならない項目は以下の通りです。

1.文書管理（4.2.3）
文書の管理を行う為のルールを決めた規定。通称「文書管理規程」

2.記録の管理（4.2.4）
記録の管理を行う為のルールを決めた規程。通称「記録管理規程」

3.内部監査（8.2.2）
内部監査を行う為のルールを決めた規定。通称「内部監査規程」

4.不適合製品の管理（8.3）
不良品に関するルールを決めた規定。通称「不適合製品管理規程」

5.是正処置（8.5.2）
是正処置を行う為のルールを決めた規定。通称「是正処置規定」

6.予防処置（8.5.3）
予防処置を行う為のルールを決めた規定。通称「予防処置規程」

その他、組織が必要とするものです。

“ISO9001:2008マネジメントシステムの作り方（７）。文書化しなければならないもの”の項目で、
①識別について（識別番号の付け方）。
②審査、承認について。
③配布について。
④維持、管理について。
説明しました。

これらについて、社内で具体的なルールを決めて、間違わないように、明文化を行います。

各規程の共通項としては、
ヘッダーに
①文書の区分
②文書の名称
③作成日
④文書識別ナンバー
⑤作成部署

フッターに
①ページ

表紙に
⑥改訂履歴（改訂ＮＯ、改訂日、改定内容、適用日等）
⑦作成、審査、承認欄
⑧配布先

本文に
①文書の目的
②文書の適用範囲
③文書の責任と権限

となります。
それぞれ、項目が共通でありますが、内容は各々の文書により変化します。

そして、本文が、会社で決めた具体的なルールになります。

文書管理の具体的なルールとしては、
①文書体系
②各文書（品質方針、品質目標、品質マニュアル、各規程、必要があれば様式、契約書、外部文書等）の責任と権限（作成、審査、承認、登録、配布、原本保管場所等）
③文書を発行する際のルールと手順
④文書を改訂する際のルールと手順
⑤文書を管理する際のルールと手順
⑥管理文書と非管理文書について
⑦文書を廃止する際のルールと手順

このくらい決めておけば、文書の管理に関するルールと手順は満たされます。

その他決める事があれば、それらのルールと手順。

フローチャートや責任部署、参考文書、説明文と並列表記すると、誰でも判りやすい文書が作れますが、必ず必要と言う事ではありません。