ISO9001解説⑧ 文書管理ってなんだろう？

対訳ＩＳＯ9001：2008品質マネジメントシステムの国際規格P52~になります。

文書管理では、一般の文書（品質方針・品質目標・品質マニュアル・規程・手順書・その他様式類）と記録は区別されます。

記録は4.2.4の項目で別途規定されています。

それだけ、記録は重要です。

文書管理とは何をするかと言うと・・・・

①発行する文書が正しいかどうか、発効前に承認しましょう。

②発行した文書が適切で、妥当性があり有効か確認しつつ、必要があったら随時更新しましょう。
更新の際は、更新の度に承認を受けましょう。

③古い文書と新しい文書が混在しないように、現在使うべき最新の文書の識別を行い、どこが変更になったかの識別を行って、判りやすくしましょう。

④現在使うべき文書が、必要な時に必要なところで使用できるようにしておきましょう。

⑤使う文書は読みやすくて、簡単に識別できる状態にしておきましょう。

⑥品質マネジメントシステムの計画や運用の為に、必要と決定した外部からの文書（取引先等からの文書等）は明確にして、確実に関係部署に配布・管理し、有効に使用しましょう。

⑦使用を廃止・停止した文書は、使用されないようにしましょう。使用を廃止・停止した文書を理由のいかんを問わず、保持する場合は、現在使っている文書との誤使用を避けるために、適切な識別をしましょう。


と言う文書管理を行います。

簡単に言うと、古い文書と新しい文書との誤使用を避け、最新の文書を必要な場面で効果的に使いましょう。
取引先からの指示書等は、必要な部署で確実に使うようにしましょう。


文書を作る際は、上記の事を踏まえて作りましょう。

また、規格では「文書化された手順を確立しなければならない」っと規定していますので、規程などで「文書管理規程」の作成を要求しています。

「文書管理規程」では上記の①～⑦の事を規程として作成・承認・発行します。