ISO9001解説⑨ 記録の管理をしよう。

対訳ＩＳＯ9001：2008品質マネジメントの国際規格P54~

記録の管理です。

記録は文書の一種ですが、別項目を立てるほど、扱いを重要視しています。

記録は品質マネジメントシステムの効果的運用の証拠を示す為に作成されるものです。

目標や計画に対して、実際はどうだったのかと言う、客観的証拠として記録が位置づけられます。

作成する記録は以下の決まりごとがあります。

①識別できるようにする。

②保管方法（場所や媒体や責任者等）について決める。

③保護（劣化・破損・紛失・消失・改竄等）について決める。

④検索（いつでもだれでも閲覧できるように）できるように作る。

⑤保管期間を決める。

⑥廃棄について決める。

⑦①～⑥に関して、管理を行う。

記録に関しても、「文書化された手順を確立しなければならない」っとなっていますので、「記録規程」の作成が必要となります。

上記①～⑦までの事を規程で定めなければなりません。

また、実際に記録を作成するときは、読みやすい記録・簡単に識別できる記録・検索が出来る記録の三点を踏まえて、作成する必要があります。

実際に必要となる記録は、後々、規格で「記録をしなさい」っとある項目や、自社の判断で必要であると判断した記録がこの項目の適用を受けます。