文書管理台帳のメリット・デメリット

ISO9001実践例　文書管理台帳のメリット・デメリット

文書を管理する上で、作った方がいいとされるのが、「文書管理台帳」。

文書管理台帳は、どの文書が、いつ、何版になったかの確認を行う上で、有効です。

内部監査を行う上でも、最新版の管理をチェックする上で、文書管理台帳があった方が楽です。

文書管理台帳と、配布されている文書を付け合わせればいいだけですから。

文書管理台帳は、色々な文書を、色々な部署や工程に配布している場合には、作る必要がありますが、２～３冊ずつしか配布していないのであれば、最新版の管理は、文書を配布した人が行えばいい事なので、作る必要はありません。

規格では、識別できれば良く、最新版を使い、古い文書と新しい文書が混同しないようにしていればよいのであって、文書管理台帳を作れとは言っていません。

会社が文書管理台帳が必要であると判断した場合は作ったらよいし、要らないと判断した場合は、作る必要はありません。

文書管理台帳を作ると、「記録」になります。

記録になると管理をしなければなりません。管理する文書が増えます。

要らない文書は作る必要は無いのです。必要な文書だけ作るようにしましょう。