PTA運営の仕方。PTAを活性化する方法 広報の分業化

PTAの役員は一体何をやっているのか。PTAってどんな組織なのか。

それを知らせる為に広報を充実させなければいけない。

これは過去の記事でも書かせていただきました。

参照

http://b-s-planning.blogspot.jp/search/label/P.T.A

しかしながら、現在いる人員で、理想の形に持っていくには、無理があるのではないでしょうか。

人員数が少ない、人員の頭数は揃っていても稼働している人が少ない。割く時間が少ない。

いろんな意味で、広報が充実出来ない。

これは、仕方のない事でもあります。

広報という仕事を今まで何も広報的な仕事に携わった事が無い方が行うのであれば、慣れるまで時間がかかるし、慣れてきた頃には任期が終了する。

また基本ボランティアなので、それほど時間をかけれない、空いた時間にしか作業が出来ない。

こういった要素もあり、なかなか広報を充実出来ないのではないかと思います。

ではどうしたら広報を充実できるか。

まず人員を大幅に増やす。

これは役員の人数を増やすのではなく、広報を手伝ってくれる一般会員を集める事になります。

広報の役員は、プランニングとディレクションを行い、一般会員に指示するスタンスをとります。

そして広報の中で班ユニットをいくつか編成し、班ユニット毎に作業を分担します。

たとえば、

• 新聞班
• ブログ班
• HP班
• 取材班
• 写真班
• 校正班

等など。

ワンソースマルチメディアが出来る時代になっていますので、分業化して、作業にかかる負担を極力軽くします。

これらの作業を既存の固定数で全部しようと思うと、物凄い負担になり、結局名前だけは広報にあるものの、全く機能していない人が増加し、広報として出来る事がどんどん少なくなります。

こうなると、タイムリーでない、更新数（発行数）が少ない、事前告知が出来ない、事後報告は内容報告が少ない形式的なものになりがちです。

こうなってしまっては形だけの広報になり、PTAが何をしているのか、何をしようとしているのかが判りません。

そして一般会員はPTAという組織に参加しているものの、興味が無くなってしまう。

残ったものは、形骸化したPTA組織だけ。

広報にはいくら人員が居ても多すぎる事はない。多ければそれだけ活動エリアを増やす事が出来るのだから。

活動エリアが増えれば、報告内容や事前告知内容も充実してきます。

しかし、現実それは難しいと言う場合もあるかと思います。

そういった場合はPTA予算で、外部に委託する。

軌道に乗るまで、外部に委託できる部分は委託する。

例えば、写真は、学校に出いるしている写真屋さんがあります。

集合写真や、学校の行事等で写真を撮っている方々ですね。

そっちから、写真材料を提供してもらう。

学校外での行事の場合は、追加で委託して同行してもらう。

この場合当然料金が発生します。

予算が余っている（次年度に繰り越す分が、当年度よりかなり多い場合等）PTAの組織であれば、広報機能の一部を外部に委託しても良いと思います。

実際に新聞等、外部の印刷会社に委託している場合があります。

出来ない事はないはずです。

PTA組織に外部の印刷会社が入っている場合は、写真等処理後のデータをJPEG等のデータでフィードバックできるので、綺麗な写真が使えます。

まず広報を充実させるのは、広報の仕事を、分業化して、負担を少なくしなければ、広報の充実は出来ません。

現状の広報のキャパシティを超えた負担が増すだけでは、反発を招く恐れがあります。