Ｐマークを半年で取得する 文書と内部規程（ルール）

ここから事務局の踏ん張りが必要になってきます。文書の作成段階です。
文書の作成にはどうしても時間がかかってしまうので、出来るところから手をつけます。

まず内部規程の文書化を判りやすくいうと、
決めたルールを頭に留めないで全従業者で共有する為に書面に起こす
こういう事になります。
この為、作った規程等の文書が、従業者にチンプンカンプンでは意味がありません。
このことをまず頭に入れておいてください。

PMSで必要な文書と言えば
・個人情報保護方針
・マニュアル
・各種規程
・各種記録
・各種帳票
必要であれば、手順書が必要になります。

個人情報保護方針は、もう作ってありますよね。掲示や配布が出来る状態になっているはずです。

ここからがポイント。
各々、文書を作ればいいというものではなく、文書帳票等を作るときには、一定の決まりが必要です。

各文書（記録を除く）は、少なくともJISQ15001　3.5.2文書管理の項目a～ｃ（P10)の項目を網羅する必要があります。

いたずらに文書を作るのではなく、まず、文書について、ルールを決めます。
そうしないと二度手間、三度手間になる場合もあります。

ルールを決めたら、文書作りに入ります。

・マニュアルは、JISQ15001のまる写しです。各項目に詳細は●●規程による。とし、マニュアルの改訂は極力少なくします。

理由）マニュアルは全分野に及ぶ為、改定毎に各署に配布しなければならない。それがものすごく手間になります。組織が大きくなれば大きくなるほどです。
そして改定したら教育の必要があります。もちろんマニュアルなので全従業者。
例えば、システムの分野や部門だけが必要な改定でも、マニュアルの改訂ですから関係の無い部門を含めた全従業者が教育対象になります。

これはちょっとばかばかしいですよね。
なので詳細は各規程、必要であれば各手順書にまで落としこみます。そうする事により、改定の際対象分野・部門だけの教育で済みます。

JISQ15001が要求している内部規程は15規程必要です。
1.個人情報の特定　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/blog-post_16.html
2.法令やその他の規範に関する事　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/b.html
3.リスクの認識と分析対策　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/c.html
4.責任と権限　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/d.html
5.緊急事態　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/e.html
6.取得、利用提供　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/f.html
7.適正管理　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/g.html
8.開示　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/h.html
9.教育　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/i.html
10.文書管理　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/j.html
11.苦情相談　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/k.html
12.点検　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/l.html
13.是正・予防　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/m.html
14.マネジメントレビュー　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/n.html
15.罰則　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/o.html

（横のURLは各規程の考え方を解説してあるURLです）

今までの作業で
1.個人情報の特定　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/blog-post_16.html
2.法令やその他の規範に関する事　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/b.html
3.リスクの認識と分析対策　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/c.html
4.責任と権限　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/d.html
10.文書管理　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/j.html

ここまでの規程は作れます。

15.罰則　http://b-s-planning.blogspot.jp/2010/01/o.html
罰則については就業規則にあれば就業規則を使います。罰則については就業規則に定めるとマニュアルに書きます。

その他の規程に関してはこれから解説していく規格条項にそって規程を作ります。

規程とかといっていますが、要は、ルール作りです。ルールを作って、誰もが間違えないよう文書にしましょって考えです。

ですから、他の会社の規程や、売っている規程集なんかがありますが、私は使う事をお勧めしません。
何故なら、自社にないことまで書いてあったりするから混乱する！！可能性があります。

文例集やアンチョコにこんなのが書いてあるんだけど、作らなくて良いの？あー作らなきゃっとなるかもしれませんが、規格が要求していなければ作らなくてよいのです。

ですから、自分たちで判りやすく作る事をお勧めします。

全くどうやっていいか判らないよ!っという場合、規程に関連する規格の条項が何を要求しているか思いだしてください。余計な事は書かなくてよいのです。

そして、JISQ15001の規格を最初から見返してください。
1.適用範囲があり、
2.用語および定義があり、
3.要求事項がある

この通りに様式を整えればいいのです。
1.適用範囲
2.（定義が説明が必要であれば）言葉の定義や用語集
3.手順

こんな感じに入れ替わります。
手順が多岐にわたる場合は
3.手順1
4.手順2
としても構いません。

こう考えていけば文書作りも雛形が無くても作れちゃいます。
手順は、実際にどのようにするかを書いていけばいいのですから。

さー作れる規程から作ってどんどん運用しましょう。