プライバシーマーク 06-1 個人情報の特定 個人情報を洗い出す。 a)個人情報を特定する手順に関する規程

自社が、事業の為に使っている個人情報を洗い出し特定します。

事業の為に使っている個人情報とは、

①商品やサービス等仕事で使っている個人情報
②従業者の個人情報
③採用等での個人情報
④ＰＭＳ（プライバシーマークマネジメントシステム）を運用する事により使用するようになった個人情報

これらがあります。

これらを項目ごとに洗い出します。

方法としては、
１）会社で使っている帳票（記入済み）をすべて集める。
２）個人情報が記載してある帳票と記載していない帳票を分別する。
３）データ化されている個人情報のプリントアウトを行う。
４）業務のフロー図を作成し、いつ、どの部門で、誰が、何を、どのように扱っているかを帳票と合せて記入していく。

個人情報と特定する際に、個人情報調査票など統一フォーマットで調査を行うと漏れが無く、台帳化を行いやすいです。

台帳の例と調査書の例です。

https://drive.google.com/folderview?id=0B1QrXfNRLBiwZmlaVXBmUlBqYlk&usp=sharing

そのまま使われても構いません。
グーグルドライブで公開していますので、必要な方はご自由に使ってください。
使いやすいように改変可です。
改変された場合は、連絡を頂けると助かります。
今後の参考にしたいので。


個人情報調査票を使う事により、次のライフサイクルに基づく分析が行いやすくなります。


この作業を各部門で行います。
一部門で完結できるものもあれば、複数部門で取り扱う個人情報も出てきますので、その際はインプットとアウトプットを把握します。

後は洗い出された個人情報のリスト化を行います。