プライバシーマーク 10 各規程を作る前に作る規程 文書管理規程

内部規程を作る前にまず、文書管理規程を作ります。

何故文書管理規程を先に持ってくるかといいますと、文書化しなければならないものの共通ルールだからです。

それぞれの内部規程を作ってもバラバラでは二度手間。

それを防止する為に、文書化の共通ルールを先に作ります。

記録については別途記録管理規程を作ります。

文書管理規程で決める事は、文書体系と文書の管理方法。

文書体系は
個人情報保護方針
個人情報保護マニュアル
各規程
各記録様式
引用文書
外部文書
計画書・リスト

に分かれます。

これは組織で必要な部分と必要でない部分、統合してしまう部分があります。

文書の管理方法のルール作りは、

文書の作成・改定について定めます。

最新版の管理の方法と配布方法について定めます。

旧版の回収方法について定めます。

改定内容と版数が正しいくなるようにルールを決めます。

文書の使用時の注意や保管方法を決めます。


台帳やリストについても同様にルールを決めます。