文書管理を簡単に

ISO9001実践例　文書管理を簡単に

下手をすると、膨大な文書になってしまうＩＳＯ。

文書管理で求められている事をおさらいすると
①発行前に審査を行い承認する事。
②必要に応じて更新し、再承認をする事。
③新しい文書と古い文書が混在しないように識別を行う事。
④文書が変更になったら、それが識別できるようにする事。
⑤必要な時に必要なところで利用できるようにする事。

⑥読みやすくて、容易に何の文書化わかるようにする事。
⑦必要な外部文書を明らかにして、正しく配布する事。
⑧廃止した文書が誤って使用されないようにする事。

簡単に言ってしまえば、このような事です。

何故文書が大量になってしまうのか？

その理由は、
①不必要な文書が多い事（一年に数度しか見ない様な文書）。
②文書をやたらと発行してしまう事。

この二点にあります。

文書は全部門に配布する必要はありません。必要な部署に配布します。

また、事務所が1フロアだけ。しかも、そんなに大きくなく、今まで文書類は一まとめだったのに、各課があるからと言って、文書を、2セット3セットも作る必要はありません。

1セットだけで大丈夫です。

理由は、
①同じフロアなら誰でもすぐに見にいける。
②大企業みたいな壁が無い大フロアではなく、５０坪しか床面積が無い。
（これでも、中央に書棚があれば、誰でも見れます）
③常時使わない文書は配布しなくてもよい。あるところに見に行けばいい。

こうすると発行する文書だけでもかなり減ります。

無駄な紙資源を使わなくて済むので、トナー代や紙代が節約できます。

無駄に配布するのは管理が大変だし、変更して、配布したり回収したりの手間がものすごく省けます。

仮に、会社で１冊しか発行しないのであれば、訂正や注意事項は、その１冊にどんどん書き込んでもかまいません。

ただ、読みやすくなので、あまりにも多くなると、読みにくくなってしまいます。

その時は文書を変更しましょう。

文書を作る理由は、「決めたルールが間違いなく全ての従業者が実行する」です。

１冊しか無ければ、それがルールです。

二冊、三冊発行してしまうと、文書への書き込みは禁止です。

同じ文書なのに人によってルールが変わってくるからです。

人によってルールが違うと、間違いや問題が発生してしまいます。

そうすると文書管理にはなりません。

文書は身軽に最低限配布が重要です。

ただし必要なものは、規定が要求していなくても作ってください。

作業手順等、作る際は、必要なのか不必要なのか？

新入社員の社員教育として使うのか使わないのか？

すべてＯＪＴで教育できるのか？手順書があった方がいいのか？


判断するのは、会社です。